Tata Ruang Rapat

Persiapan Ruangan

Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan.
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:
a.       Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:
·         Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah
·         Kualitas pekerjaan lebih baik
·         Kesalahan-kesalahan berkurang
·         Semangat kerja pegawai lebih baik
·         Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
·         Prestise lebih baik untuk perusahaan
b.       Perencanaan warna
Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.
c.       Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
d.      Pengaturan tempat duduk,
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
  
Tujuan Tata Ruang Rapat

1.      Adanya kepuasan dari peserta rapat
2.      Rapat berjalan dengan lancar
3.      Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif
4.      Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat
5.      Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan


Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:
1.Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.

2.Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.

3.Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal. Bentuk ini bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.

4.Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.




























Menata dan Mendesain Interior Ruang Meeting


Tips yang harus Anda lakukan dalam menata dan mendesain interior ruang meeting yang fleksibel, efektif, dan nyaman.

Kesuksesan sebuah pertemuan bisnis tak hanya diukur dari apa yang menjadi topik pembicaraan selama meeting ataupun peserta yang hadir dalam meeting tersebut, tapi juga penataan furnitur dan desain ruang meeting itu sendiri. Agar meeting bisa berjalan efektif, pastinya Anda harus mempertimbangkan tujuan dari meeting itu sendiri, baru kemudian menentukan desain dan penataan meeting room yang sesuai untuk menciptakan atmosfer yang mendukung jalannya meeting.

Meeting room haruslah dibuat fleksibel dan efektif dalam menunjang kinerja dan produktifitas orang – orang di dalamnya. Jika sebuah meeting room didesain dengan baik, bukan tak mungkin jika partner bisnis akan merasa nyaman dan bisa bekerja maksimal tanpa adanya gangguan.

Untuk mengakomodasi meeting pada bisnis penting agar berjalan efektif, siapkan sebuah meeting room yang didesain dan ditata dengan optimal. Sebagai panduan, Anda bisa mengikuti tips dan langkah – langkahnya di bawah ini.

Peralatan pendukung yang dibutuhkan:

– Meja
– Kursi yang nyaman
– Meeting & Presentation kits
– Podium
– Lampu / pencahayaan yang sesuai
– Meja sisi
– Tempat makanan dan minuman
– Pendingin / penghangat ruangan

Langkah – langkahnya:

1. Pilih ruangan yang sepi dan jauh dari mobilitas

Kegiatan meeting membutuhkan ketenangan. Oleh karena itu, usahakan agar meeting room berada di area yang tenang, tanpa banyak suara dan gangguan dari mobilitas orang – orang di luar ruangan, sehingga semua peserta meeting bisa lebih fokus pada topik pembicaraan. Serta, usahakan agar lokasi meeting room tidak jauh dari toilet, sehingga jika ada anggota meeting yang ijin pergi ke toilet, maka hal ini tidak akan memakan waktu yang lama.

2. Tentukan jenis penataan meja disesuaikan dengan tujuan meeting

Untuk meeting yang sifatnya diskusi, sebaiknya pilih jenis penataan meja round-table dengan menata meja – meja menjadi bentuk lingkaran atau oval. Sehingga setiap anggota meeting bisa saling berhadapan satu sama lain.

Sedangkan untuk menciptakan nuansa meeting yang lebih interaktif, meja – meja bisa disusun dengan penataan U-shape. Pada tipe penataan meja ini, biasanya akan ada satu speaker yang akan mempresentasikan ide bisnisnya di depan, kemudian peserta meeting yang lain bisa menanggapi. Hal – hal yang menunjang presentasi, misal display visual, chart, tabel, gambar, layar, papan tulis, dsb bisa diletakkan tak jauh dari tempat berdirinya presenter, yakni di area yang terbuka pada bentuj ‘U’.

Ada juga penataan meja square table. Pada penataan meja ini, semua sisi meja tertutup. Desain penataan meja ini sangat bermanfaat untuk meeting yang sifatnya diskusi dengan anggota yang tidak terlalu besar, yang memungkinkan adanya interaksi di antara masing – masing peserta diskusi.

desain interior ruang meeting_2

Desain Interior Ruang Rapat (meeting room) bergaya Modern

3. Menata kursi sesuai dengan bentuk penataan meja

Pada penataan kursi, hal ini disesuaikan dengan jenis layout penataan meja yang sudah ditentukan. Kursi yang dipilih haruslah empuk dan nyaman, khususnya untuk meeting dalam jangka waktu yang lama. Kursi berbahan kayu atau plastik dengan dudukan yang keras hanya bisa digunakan untuk meeting yang sifatnya sebentar, yakni hanya sekitar 1 jam atau kurang. Jangan lupa, sediakan jumlah kursi yang sesuai dengan jumlah peserta meeting. Tambahkan dua atau tiga kursi kosong untuk mengakomodasi jika ada peserta lain yang ikut dalam diskusi.

4. Siapkan podium bila perlu

Untuk meeting yang sifatnya presentasi bisnis, akan lebih baik jika penataan meja yang dipilih adalah bentuk U. Kemudian di area yang terbuka, letakkan podium atau level untuk berpijak agar pembicara bisa menyampaikan presentasinya di depan peserta meeting dengan lebih optimal. Selain itu, posisi pembicara yang lebih tinggi (di atas podium) juga akan membuat peserta meeting lebih fokus mendengarkan apa yang disampaikan pembicara. Jangan lupa, tempatkan meja sisi di podium tersebut untuk menempatkan folder, kertas atau dokumen penting, laptop, dan peralatan lain yang dibutuhkan pembicara dalam menyampaikan presentasinya.

5. Atur suhu ruangan agar nyaman ditempati

Mengingat Indonesia rata – rata memiliki suhu harian yang cukup tinggi, usahakan agar meeting room dipasangi AC atau pendingin ruangan dengan suhu yang sedang, sehingga peserta meeting tidak akan merasakan kepanasan atau kedinginan dalam ruangan.

6. Pilih lampu / pencahayaan yang mendukung jalannya meeting

Meskipun rata – rata meeting dilaksanakan di siang hari, namun toh pencahayaan yang memadai tetap diperlukan. Tempatkan pencahayaan utama di langit – langit (overhead lighting) dengan intensitas yang sedang. Jika ingin membuat atmosfer di meeting room terasa lebih nyaman dan lembut, Anda bisa menambahkan pencahayaan tambahan dengan warna kuning lembut yang diletakkan di dinding.

6. Sediakan area di sudut ruangan untuk meletakkan makanan/minuman

Proses meeting kadang berlangsung lama dan menyita banyak energi. Maka, sediakan area di sudut ruangan di mana peserta bisa mengambil makanan, minuman (kopi, the, air putih) saat break / jeda meeting. Untuk meeting yang memerlukan waktu yang panjang, usahakan jangan menyediakan makanan dan minuman dengan kadar gula yang tinggi agar peserta tidak cepat mengantuk. Kemudian, pastikan di dekat area ini ada tempat sampah untuk membuat sisa makanan dan minuman, sehingga tidak akan mengotori ruang meeting.